Wmo en Jeugdwet: van controle naar beheersing?

21 augustus 2018

Artikel geschreven door Rodri Faries, Interim Professional bij Vanberkel Professionals

Met ingang van 2015 zijn Nederlandse gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Om de uitvoering van de bijbehorende taken te bekostigen, ontvangen gemeenten middelen van het Rijk. Gemeenten dienen zekerheid te hebben over een juiste en rechtmatige besteding van deze middelen. De decentralisatie van de taken de Wmo en de Jeugdwet is gepaard gegaan met veranderingen voor zowel gemeenten als de zorgaanbieders. De gemeenten leggen via de jaarrekening verantwoording af over de besteding van de middelen. Bij het opstellen van de jaarrekening zijn gemeenten afhankelijk van de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders; de jaarrekeningtrajecten van diverse gemeenten worden daardoor sterk beïnvloed door de aanlevering van zorgaanbieders.

Het landelijke berichtenverkeer en landelijk accountantsprotocol zijn middelen die hebben bijgedragen aan de standaardisering van het verantwoordingsproces en het verlagen van de administratieve lasten. Het programma i-Sociaal Domein voor gemeenten en zorgaanbieders omvat een ‘Handreiking stappenplan gemeentelijke controleaanpak’ voor de inrichting van gemeentelijke controles binnen het sociaal domein, inclusief het gebruik van het landelijk accountantsprotocol. In deze handreiking wordt de controleaanpak van een gemeente beschouwd als een ‘mandje van controlemiddelen’, waartoe onder andere het landelijk accountantsprotocol behoort. Het mandje van controlemiddelen bestaat uit verschillende controlemiddelen die een gemeente kan inzetten om zekerheid te behalen over de bestedingen voor de Wmo en de Jeugdwet. Het landelijk controleprotocol is echter in diverse gevallen niet toereikend om voldoende zekerheid te bieden over de bestedingen van een gemeente, waardoor het noodzakelijk is om te investeren in de ontwikkeling van aanvullende beheersingsmaatregelen voor een sluitende controleaanpak. Het is van belang dat er top down-inzicht is in de risico’s, waarbij beheersingsmaatregelen worden ingericht die de (materiele) risico’s afdekken. Er kan vooruitgang worden geboekt door gebruik te maken van enerzijds kwalitatieve controlemiddelen en anderzijds van de aanwezige administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) van de zorgaanbieders.

Kwalitatieve controlemiddelen
De kwalitatieve controlemiddelen zijn gericht op het aannemelijk maken van de levering van de zorg. Met behulp van deze controlemiddelen wordt specifieke controle-informatie verzameld over bestaande processen en activiteiten, zoals het herindicatie- en eigenbijdragenproces, accountgesprekken en klachtenregistratie. Om deze informatie te kunnen gebruiken als controle-informatie kan het nodig zijn dat er wijzigingen aangebracht worden met betrekking tot bestaande processen en applicaties. Het is van belang dat de vastleggingen van de kwalitatieve controlemiddelen toetsbaar zijn zodat de controlemiddelen samen aanvullende zekerheid bieden over de geleverde zorg. Een voorbeeld van een bestaand middel dat met beperkte aanpassingen als controle-informatie gebruikt kan worden, is het cliëntervaringsonderzoek. Gemeenten dienen op grond van de Wmo en Jeugdwet jaarlijks een cliëntervaringsonderzoek uit te voeren. Naast de standaardvragen kunnen aanvullende specifieke vragen toegevoegd worden die gericht zijn op de kwaliteit en omvang van de geleverde zorg. Daarnaast is het raadzaam om het cliëntervaringsonderzoek op een bruikbaar moment in het jaar uit te voeren. In een ideale situatie wordt het cliëntervaringsonderzoek in het najaar uitgevoerd zodat de uitkomsten van het onderzoek gebruikt kunnen worden als controle-informatie ten behoeve van de jaarrekening.

AO/IB van de zorgaanbieders
Zorgaanbieders dienen te voldoen aan wet- en regelgeving en voeren doorgaans diverse interne controles uit. De zorgaanbieders zijn vaak zelf in staat om te waarborgen en aan te tonen dat zij de verantwoorde zorg leveren. Vanuit het perspectief van de gemeenten is het van belang om inzicht te krijgen in de interne beheersing van de verschillende zorgaanbieders, omdat dit de gemeenten kan helpen bij de uitvoering van de risicoanalyse. Deze informatie kan gebruikt worden voor het bepalen van het individuele risicoprofiel van een zorgaanbieder. Zorgaanbieders die aantoonbaar in control zijn, krijgen een relatief laag risicoprofiel en worden als gevolg minder belast met controles. Daarentegen worden zorgaanbieders met een hoger risicoprofiel zwaarder belast met controles, waarbij de insteek moet zijn dat dat deze aanbieders verbeteringen gaan doorvoeren om hun interne beheersing op orde te brengen. Een logisch vervolgstap voor gemeenten is om in stappen toe te werken naar een systeem van horizontaal toezicht die gebaseerd is op vertrouwen en samenwerking met de zorgaanbieders.
Binnen het sociaal domein zijn er nog diverse onbenutte mogelijkheden om de administratieve lasten te verlagen en de risico’s op een effectieve manier te beheersen. Zo kan het toepassen van risicogerichte controles met behulp van data-analyses geoptimaliseerd worden. Er kan naar gestreefd worden om op termijn beheersingsmaatregelen te implementeren die voldoende zekerheid bieden, zodat gemeenten niet of in mindere mate afhankelijk zijn van de productieverantwoording van de zorgaanbieders. Het advies is om de mogelijkheden te inventariseren die in bestaande processen reeds aanwezig zijn en om vast te stellen in hoeverre de informatie als controle-informatie gebruikt kan worden. Na deze inventarisatie kan een plan van aanpak opgesteld worden en is het aan te bevelen om een projectgroep te starten met een multidisciplinair team om betrokkenheid en commitment van de ambtelijke organisatie te realiseren.

 

Delen