De ambtelijke bijdrage aan de coalitievorming

31 mei 2018

Blog van Wai Bun Tse

Afgelopen maart hebben de gemeentelijke verkiezingen plaatsgevonden en vervolgens is de coalitievorming gestart. Dit gebeurt niet vaak, normaal gesproken 1x in de vier jaar. Ik heb van dichtbij meegemaakt wat het ambtelijk apparaat hiervoor uitvoert, vooral door beleidsmedewerkers en business controllers. Het leek me daarom leuk om een blog over deze ambtelijke bijdrage aan de coalitievorming te schrijven.

Informatievoorziening algemeen
Nadat de verkiezingsuitslag bekend is, wordt een coalitie gevormd en de beleidsdoelen (en de bijbehorende middelen) om voor de komende vier jaren te bepalen. De onderhandelaars bij de coalitievorming hebben zowel beleidsmatige informatie als financiële informatie nodig over het gevoerde beleid. Met deze informatie kunnen zij bepalen hoeveel middelen zij beschikbaar hebben, welke knelpunten er bestaan en welke doelen zij willen (en kunnen) stellen voor de komende termijn. Omdat het kennisniveau per onderhandelaar erg kan verschillen, is het uitgangspunt van de informatieverstrekking dat zij weinig van de beleidsvelden afweten. Omdat de onderhandelaars over alle beleidsvelden informatie ontvangen, zal de informatieverstrekking ook per onderwerp beperkt moeten zijn.

Deze taak wordt voornamelijk uitgevoerd door beleidsmedewerkers in samenwerking met controllers. Hoewel zij een format van concern financiën krijgen om deze informatie aan te leveren, bepalen zij (in eerste instantie, zie volgende alinea) wel wat er belangrijk genoeg is om op te schrijven en hoe diepgaand zij dat doen. Uit ervaring kan ik zeggen dat het een grote uitdaging is om complexe dossiers, met factoren zoals wetgeving, (tegengesteld) maatschappelijk belang, etc. kort en begrijpelijk te beschrijven. De informatie die aan de onderhandelaars wordt verstrekt, bepaalt namelijk ook welke vragen de onderhandelaars later gaan stellen. En nog belangrijker: welke beleidsprioriteiten worden gesteld en hoeveel budget daarvoor wordt vrijgemaakt.

Uitgebreide afstemming
De informatie die aan de onderhandelaars wordt verstrekt, moet kloppen, of minimaal moeten de gehanteerde aannames worden beschreven als er geen redelijke zekerheid over te geven is. Verder kunnen woorden (zeker in de politieke wereld) een grote impact veroorzaken. Daarom wordt de informatie die aan onderhandelaars worden verstrekt, vooraf afgestemd met meerdere partijen. De beleidsuitvoeringen van een gemeente zijn vaak aan elkaar verbonden en besluiten in de ene hoek, kunnen gevolgen hebben voor een andere. Een beleidsmedewerker zal daarom de door hun opgestelde teksten vaak afstemmen met beleidsmedewerkers van een gerelateerd beleidsveld. Verder wordt een beleidsmatig verhaal gecomplementeerd met de euro’s (terugkijkend en vooruitziend), net zoals de risico’s. Daarom is de controller ook een sparringpartner van de beleidsmedewerker. Daarnaast moeten de teksten ook nog vaak worden afgestemd met andere functionarissen, zoals:
• Uitvoeringsafdeling
• Teamleider
• Afdelingsmanager
• Sectordirecteur
• Directie adviseur
• Algemeen directeur
• Concern control

Gelijktijdig lopende processen
De afstemming van de teksten is veel werk, maar op zich te doen als e.e.a. goed wordt georganiseerd. Een complicerende factor is dat veel processen tegelijkertijd lopen. De verkiezingen zijn eind maart, maar de voorbereiding voor de coalitieonderhandelingen starten al veel eerder. De ambtenaren die input leveren aan de onderhandelingen, zijn veelal ook bezig met het opstellen van de jaarrekening en vervolgens de meerjarenbegroting. Verder loopt ook het ‘gewone’ werk door. Maar als de onderhandelaars vragen hebben, moet alles losgelaten worden, omdat de onderhandelingen door moeten gaan. De deadlines van de andere zaken blijven echter ongewijzigd. Van negen tot vijf is dan zeker niet het motto.

Deze blog ging expliciet over de coalitieonderhandelingen, maar geeft ook een goed beeld over waar een ambtenaar op de werkvloer mee te maken heeft. Ik vind het erg knap van de collega’s hoe ze continue blijven schakelen en herprioriteren. Door met hen samen te werken heb ik dan ook veel van hen geleerd, waaronder het nut van het opbouwen en onderhouden van een goed netwerk en het steeds kunnen verleggen van de focus zonder het totaaloverzicht te verliezen. Ik vind het daarom zeker interessant om mijn vak uit te oefenen binnen de overheid, waarbij er geregeld snel wordt geschakeld, scherpe analyses worden gemaakt en men in een zeer complexe werkomgeving opereert.

 

Delen