Werksfeer

29 augustus 2019

Interim Professional, Marjolijn Rotteveel, organiseert samen met haar teammanager op opdracht een aantal sessies om naast het herverdelen van de werkzaamheden ook de softe kant (communicatie) te behandelen.

Tijdens de eerste twee maanden bij mijn nieuwe opdracht werd het duidelijk dat naast onder andere het ontwikkelen van nieuwe rapportages, analyses en verbeteren van werkprocessen het team ook meer structuur nodig had. Daarnaast moest er aandacht besteed worden aan de werkverdeling en communicatie tussen de werknemers. Bepaalde verwachtingen werden niet naar elkaar uitgesproken, er was vaak miscommunicatie en de ene collega had het beduidend drukker dan een ander.

Om dit te verbeteren hebben de teammanager en ik besloten om teamsessies te organiseren waar naast het herverdelen van de werkzaamheden ook de softe kant (communicatie) behandeld zou worden.

Het doel van de eerste teamsessie was om inzichtelijk te krijgen wat nu de sterke- en zwakke punten van iedereen zijn en tegen elkaar uit te spreken wat een ieder nu een fijne omgeving vind om zijn werk in uit te voeren. Tijdens de tweede teamsessie zouden we dan de werkzaamheden herverdelen.

Op de dag van de eerste teamsessie werd er begonnen met een complimentendouche om de sterke punten van de werknemers naar boven te halen. Ik merkte dat er binnen het team makkelijk complimenten werden gegeven en er voor de ontvanger soms verassende complimenten tussen zaten. Daarna was het tijd voor de verbeterpunten. Leuk was om te zien dat bij iedereen vaak dezelfde verbeterpunten vanuit de collega’s naar voren kwamen. Tijdens het bespreken van deze punten werden er tips gegeven hoe men dit kon verbeteren en werd gevraagd of ze daar hulp bij nodig hadden.

Hierop volgend werd besproken in wat voor omgeving en met welke hulpmiddelen iemand het beste zijn werk uitvoert. Interessant om te horen was dat er veel verschil is tussen de werkstijlen. De ene collega kan 5 dingen tegelijk en de ander maakt liever eerst iets af voordat die aan iets nieuws begint. Ik merkte tijdens de bespreking van de verschillende werkstijlen dat er ook meer begrip ontstond tussen de collega’s.

We sloten deze eerste sessie af door een lijst van werkzaamheden te maken welke bij de volgende sessie opnieuw verdeeld konden worden. Tijdens deze tweede sessie werden naast het verdelen van de werkzaamheden ook afspraken gemaakt wanneer en hoe dit wordt gedaan.

In september is er een derde teamsessie. Het is de bedoeling om daar te bespreken hoe het nu gaat, of iemand nog iets nodig heeft van een ander of graag iets uit wil spreken. Zo blijft iedereen met elkaar in gesprek zonder dat je achter de computer zit, midden in je werk of even snel tussen door. Maar gewoon echt even de tijd nemen om met elkaar te praten en hoe we graag ons werk uit zouden willen voeren. Hierdoor blijft in dit team de sfeer goed en gaan de prestaties omhoog. Als ik dit team vergelijk met het team van een half jaar geleden mogen ze echt trots zijn wat ze met elkaar hebben bereikt en de stappen die ze samen hebben gemaakt om een veilige werkomgeving te creëren en daar als team beter van te worden!

Delen