De VIC van (meer)waarde voor de organisatie

3 juli 2019

Wie voor het eerst de afkorting ‘VIC’ hoort en te rade gaat bij Google, komt wat bedrogen uit. Want we hebben het dan niet over een fashion winkel, een populaire Engelse jongensnaam of een plaats in Spanje.

Nee, de VIC staat voor: verbijzonderde interne controle. Diverse deskundigen stellen dat dit “een nuttig en onmisbaar instrument is voor het in control zijn van de eigen organisatie” (Commissie BADO, 2019: 4). Voor professionals die werkzaam zijn in de publieke sector is het daarom goed om kennis te nemen van dit instrument en de wijze waarop het in de praktijk wordt toegepast. De auteurs doen dat aan de hand van een recent gepubliceerde notitie die geheel aan de VIC is gewijd.

 

Notitie en definitie VIC

Die notitie draagt de titel ‘De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden’ en is opgesteld door de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO). De betreffende commissie bestaat uit deskundigen die onder andere werkzaam zijn bij gemeenten, provincies en accountantskantoren. De commissie wil vooral problemen oplossen en vraagstukken op het vlak van auditing en bedrijfsvoering verhelderen. In de notities worden dan ook richtingen aangegeven om te komen tot een antwoord op de vraag ‘hoe kunnen we hier mee omgaan?’

 In de notitie wordt door de commissie onderstaande omschrijving gehanteerd voor de VIC, waarbij opvalt dat dit primair een financiële insteek kent.

 “De verbijzonderde interne controle van een decentrale overheid is gericht op het verkrijgen van inzicht in de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen alsmede de risico’s die aanwezig zijn voor wat betreft de eerdergenoemde aspecten van getrouwheid en rechtmatigheid. De verbijzonderde interne controle is een aanvulling op de reguliere interne controle (…).”

 

De aandacht neemt toe

In de achterliggende jaren is de aandacht voor de VIC alleen maar toegenomen. Een belangrijke aanzet hiertoe werd gegeven in het jaar 2004. Vanaf dat moment werd in de controleverklaring van de accountant namelijk expliciet aandacht gegeven aan rechtmatigheid. Om een goedkeurende verklaring te kunnen krijgen werd door zowel gemeenten als provincies de aandacht meer gericht op rechtmatigheid en  interne controle. Dit is in latere jaren nog eens versterkt doordat accountants hebben aangegeven, op grond van regelgeving voor accountants (COS610 genoemd), niet zonder meer te kunnen steunen op de reeds door de gemeenten uitgevoerde controlewerkzaamheden (Koopmans, 2019).

 Uit het bovenstaande blijkt dus dat ‘rechtmatigheid’ een steeds terugkerend begrip is dat in de schijnwerpers staat. Bij de besteding van publiek geld willen we namelijk weten of het zinnig, zuinig en zorgvuldig is gedaan. Een belangrijk principe hierbij is dat publieke middelen altijd om publieke, democratische, controle vragen (Algemene Rekenkamer, 2016: 4). Bij rechtmatigheid draait het steeds om de vraag: is het geld wel volgens de regels besteed?

De toekomstige invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 sluit hier naadloos op aan. In deze verantwoording zal het bestuur (het college of gedeputeerde staten) zelf verantwoording over de rechtmatigheid afleggen. Dit onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het bestuur en heeft naar verwachting een positief effect op de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering bij gemeenten en provincies. De rechtmatigheidsverantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De accountant geeft dan feitelijk alleen nog een getrouwheidsverklaring af. 

 

De basis op orde

Om tot een gefundeerd antwoord te komen op die vraag is de VIC inderdaad een nuttig instrument, zo beaamt collega Jessica Lodewijks. Zij is sinds eind 2018 werkzaam bij de Provincie Noord-Holland in de functie van medewerker VIC. “In de afgelopen maanden hebben we honderden controledossiers afgerond in het kader van de jaarrekening controle. Daarin leggen we op een gestructureerde wijze vast op welke manier we onze controle hebben uitgevoerd en wat onze bevindingen zijn”, zo geeft Jessica aan. Een onderdeel van de interne controle richt zich bijvoorbeeld op de prestatielevering. “Dat is of je kunt vaststellen dat wat er betaald is ook daadwerkelijk is geleverd” licht Jessica toe. Een term die in dat verband dan vaak valt is three-way matching. Ofwel, komt de factuur overeen met wat er is besteld en wat er is geleverd? Via de VIC wordt deze vraag middels een steekproef toegepast op diverse betalingen die hebben plaatsgevonden. Op het moment dat er geen prestatielevering overhandigd kan worden, kan dit leiden dit tot een onzekerheid in de jaarrekening.

 

Jessica is er van overtuigd dat een goed georganiseerde VIC ervoor kan zorgen dat die onzekerheid omlaag gaat. “De VIC helpt je als organisatie om je processen op orde te krijgen. De VIC legt namelijk bevindingen op tafel op basis van gedegen onderzoek en dossiervorming. En door die bevindingen terug te laten komen in de gesprekken met het management en de opvolging ervan te bewaken, kun je steeds beter aantoonbaar ‘in control’ komen met de kritische processen van de organisatie.”

 

PDCA: Plan, Do, Connect en Act

Uit het voorgaande is op te maken dat de VIC idealiter start vanuit een duidelijk gedefinieerd VIC-plan. Daarin zijn dan de belangrijkste aandachtsgebieden beschreven waarop de VIC zal plaatsvinden. Dit betreft bijvoorbeeld inkopen, aanbestedingen, salarissen, subsidies, huren en pachten, en begrotingswijzigingen (Provincie Noord-Holland, 2018: 190). Vervolgens kan het VIC-team de controles uitvoeren en de dossiervorming verzorgen. Het zichtbaar vastleggen van de audit trail is weliswaar niet het meest enerverende werk, maar wel cruciaal zo geeft Jessica aan. “Vanuit mijn tijd in de accountancy heb ik namelijk altijd de uitspraak onthouden: ‘Niet gedocumenteerd is niet gecontroleerd’”.

Om het leereffect voor de organisatie zo groot mogelijk te krijgen, en de VIC niet alleen een ‘moetje’ te laten zijn voor de accountant, is een belangrijk uitgangspunt bij de provincie dat de lijn tijdig betrokken is bij de VIC. Dat geldt niet alleen voor het bepalen van de kritische processen en de daarin voorziene risico’s, maar ook voor de bevindingen die door het VIC-team worden gerapporteerd. “We zetten hierbij echt in op het gesprek met elkaar en wat we als organisatie hiervan kunnen leren.” Met gevoel voor taal zegt Jessica dan ook: “Persoonlijk spreek ik daarom liever van ‘connect’ in plaats van ‘check’ in de PDCA-cyclus, om zo te benadrukken dat we hier als organisatie sámen voor verantwoordelijk zijn.”

 

Verantwoorden én sturen

De VIC heeft binnen organisaties dus met meerdere functionarissen te maken die uiteenlopende verantwoordelijkheden hebben. In het lijstje dat de Commissie BADO opsomt prijkt ook die van de controller (Commissie BADO, 2019: 6). Voor collega Arjan Meerkerk, die zich sinds vorig jaar september certified public controller mag noemen, is dit geen verrassing. Hij citeert uit een recent gepubliceerd boek over de veranderende rol van de public controller: “De public controller adviseert de publieke organisatie en haar leiderschap gevraagd en ongevraagd over (…) het afleggen van publieke verantwoording” (Budding en Wassenaar, 2018: 16). Die verantwoording over wat er met het publieke geld is gebeurd omvat dus ook de vraag of dit volgens de gemaakte afspraken –de regels- is gebeurd. De behoefte om op die vraag antwoord te geven ziet Arjan ook terugkomen in het coalitieakkoord van het nieuwe college van de Provincie Utrecht waar hij sinds maart werkzaam is. Hij vertelt: “Bij het doornemen van het coalitieakkoord viel mij ineens de volgende zinsnede op die het nieuwe college noemt om de basis op orde te krijgen en te houden. Zij schrijven in hun programma dat ‘de financiële functie en (in het bijzonder de interne) controlefunctie versterkt moet worden. Dit moet leiden tot een betere verantwoording van de uitgaven en tot inzichtelijke integrale managementinformatie waarmee tijdig gestuurd kan worden.’” (Provincie Utrecht, 2019: 39).

Hij noemt het bemoedigend dat het niet enkel gaat om het afleggen van een betere verantwoording, maar ook dat er gesproken wordt over het gebruiken van die informatie als sturingsinformatie. “Dit benadrukt namelijk dat de VIC niet alleen iets is om achteraf over te rapporteren, maar juist dat je er tijdens het lopende jaar al mee aan de slag gaat als organisatie.”

 

Doorontwikkeling

Voor beide provincies geldt dat er nog voldoende ontwikkelpotentieel is met betrekking tot de inzet van de VIC in de organisatie. Bij het bepalen van het ambitieniveau dient steeds beoordeeld te worden of dit past bij de eisen en de schaal van de organisatie (Commissie BADO, 2019: 20). Echter, ongeacht het ambitieniveau dat wordt gekozen is het van belang om daarbij “een positieve drive” te hanteren, zo geeft Jessica aan. Zij illustreert dit aan de hand van een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk. “Bij de controle op bijvoorbeeld 100 dossiers ontstaat vaak de neiging om te focussen op de 5 dossiers die afgekeurd worden. Het geeft echter veel meer positieve energie, betrokkenheid en inzet van alle partijen als je de aandacht richt op de 95 dossiers die wél goed zijn beoordeeld. Wat hebben we daarin goed gedaan en hoe kunnen we die ervaringen toepassen op onze andere werkzaamheden?” Een treffend voorbeeld dus hoe je op die manier de VIC van (meer)waarde laat zijn voor de organisatie.

 

Bronvermelding:

Delen