Make or buy

10 juli 2019

Bij de organisaties waar ik heb gewerkt, werd altijd wel een activiteit uitbesteed. Als interim professional val ik uiteraard onder de categorie ‘buy’.

Hoewel niet alle organisaties op precies dezelfde manier hun keuze maken, is er een zekere overlap in het beslissingsproces. Verder worden er soms beslissingen genomen op basis van argumenten die ik anders zou hebben gewogen. Het leek me daarom leuk om in deze blog in te gaan op de make or buy vraag. Eerst zal ik een theoretisch model toelichten en volgens zal ik nog een korte reflectie geven op dat model.

 

Keuze maken

De vraag of bepaalde activiteiten beter in eigen beheer uitgevoerd kunnen worden of juist uitbesteed kunnen worden op de externe markt, is een vraag die iedere directie zich moet stellen. Bij deze vraag kan je meerdere antwoorden geven op basis van verschillende argumenten. Hierbij moet vergeleken worden hoe de situatie zou zijn als de activiteiten in eigen beheer uitgevoerd worden met hoe de situatie zou zijn als de activiteiten door een externe partij worden uitgevoerd. Verder zou directie de vraag zich periodiek moeten stellen: de wereld verandert immers en wat voorheen gold, hoeft nu niet meer de waarheid te zijn.

 

Voor de make or buy vraag zijn er meerdere theorieën beschikbaar. Velen hiervan zijn erop gericht om de aandeelhouderswaarde van een onderneming te verbeteren. Omdat ik voornamelijk binnen de publieke sector werk, ga ik in op een model waarvan de stappen algemener toegepast kunnen worden, namelijk die van Drtina.

 

Drtina heeft een artikel[1] geschreven over outsourcing en heeft daarin een model opgenomen. Deze wordt hierboven getoond.

 

De werkwijze is als volgt:

 

1          Men moet de activiteiten identificeren. Om een make or buy vraag te beantwoorden moet men definiëren waarover het gaat, anders kan je natuurlijk niet een besluit nemen.

 

2          Als de activiteiten zijn benoemd, moet er gekeken worden of de dienst extern beschikbaar is. Een dienst die extern niet beschikbaar is en wel uitgevoerd moet worden, zal uiteraard zelf moeten worden verzorgd.

 

3a        Als een dienst extern wel beschikbaar is, gaan we door met de volgende stap. Sommige diensten die extern verzorgd kunnen worden, kunnen voor de organisatie van levensbelang zijn of er spelen wettelijke beperkingen. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld niet alle wettelijke taken uitbesteden en kunnen op basis van de AVG bepaalde gegevens niet met anderen delen. Soms kan dit opgelost worden door contractueel het één en ander vast te leggen met de leverancier en streng erop toezien dat de afspraken worden nageleefd, maar dat is niet altijd het geval.

3b        Een andere reden waarom een activiteit van levensbelang kan zijn, is als de leveringszekerheid ervan cruciaal is. Dit probleem kan soms opgelost worden door contracten met meerdere leveranciers af te sluiten om dit risico te verkleinen. Als de markt een bepaald niveau van leveringszekerheid niet kan bieden die de organisatie wel nodig heeft, zal de organisatie de dienst intern moeten verzorgen om deze zekerheid te waarborgen.

 

3c        Het bovenstaand moet afgewogen worden om te bepalen of de absolute zeggenschap nodig is. Als het inderdaad nodig is, zal de dienst intern verzorgd moeten worden en anders gaan we door met de volgende vraag.

 

4          Nu moet er een benchmarkonderzoek gedaan worden met de markt. De markt levert de activiteiten tegen bepaalde kwaliteit en kosten. In het artikel van Drtina wordt de vraag gesteld of de organisatie het vermogen heeft om als beste van de wereld te presteren. Zo niet, dan kan je beter uitbesteden aan de partij die dat wel kan.

 

5          Als het antwoord op basis van de bovenstaande analyse extern verzorgen is, kan de organisatie toch nog beslissen om de dienst intern te verzorgen. Dit is het geval als de activiteit onderdeel is van de kernstrategie van de organisatie.

 

[1] Ralph E. Drtina, De beslissing over outsourcing 

 

Korte reflectie

 

Drtina gaat in zijn artikel uit van ondernemingen die hun winstgevendheid willen optimaliseren. Maar dat speelt natuurlijk niet voor alle organisaties. De organisaties waar ik bij heb gewerkt, zijn vooral publieke organisaties, die andere doelstellingen hebben. Het model zou voor deze organisaties iets anders moeten worden toegepast.

 

Als adaptie kan bij stap 4 de benchmark met de relevante markt worden gedaan. Als de organisatie de activiteit goedkoper kan verzorgen met een acceptabel kwaliteitsniveau dan de relevante markt, dan moet de organisatie de activiteit in eigen beheer uitvoeren. Als blijkt dat de externe markt beter scoort, zou de dienst extern uitbesteed moeten worden.

 

Verder zou in mijn ogen stap 5 de vraag of de activiteit onderdeel is van de kernstrategie eigenlijk eerder in de beslissingsboom moeten worden gesteld. Als deze vraag vóór de vraag of de dienst extern beschikbaar is gesteld wordt en het antwoord is bevestigend, dan zou de rest al overgeslagen kunnen worden. Een denkbare reden waarom Drtina de boom zo ingericht heeft, is mogelijk dat men dan in ieder geval helder heeft of er überhaupt een uitbestedingsmogelijkheid is en hoe de externe markt dan zou presteren. Dit kan nuttig zijn voor het interne verbeteringsproces van de betreffende activiteiten.

 

Maar op mijn kanttekening na, is het model van Drtina goed te gebruiken voor de make or buy vraag en raad ik de verantwoordelijken binnen organisaties aan om bij het beantwoorden van deze vraag de stappen van dit model te doorlopen.

 

De volgende stap

 

Zoals ik begon in deze blog, is de make or buy beslissing iets wat ik in iedere organisatie ben tegengekomen. De theorie die ik beschreef, kan het besluitproces daarover ondersteunen. Maar daarmee is het nog niet perse afgelopen: als er is gekozen voor de buy-mogelijkheid, zijn daarvoor weer diverse opties. Eén mogelijke afweging die je kunt maken, is het inhuren van medewerkers (inspannings- / beschikbaarheidsbekostiging) of het inkopen van producten (resultaat- / prestatiebekostiging). Wat ik hiermee bedoel en wat een afweging is die tussen deze twee mogelijkheden kan worden gemaakt, zal ik in een volgende blog behandelen op basis van een praktijkcasus.

 

Wai Bun Tse

Interim Professional bij Vanberkel Professionals

 

Delen