Inhuur of inkoop

30 oktober 2019

Interim Professional, Wai Bun Tse, is na zijn eerste blog 'Make or Buy' terug om een afweging te maken tussen het inhuren van medewerkers of het inkopen van producten.

In mijn vorige blog heb ik geschreven over de make or buy beslissingen waar organisaties vaak mee te maken hebben. Als hulpmiddel voor dat soort beslissingen heb ik toen het model van Drtina nader belicht. Vorige keer heb ik beloofd dat ik zou terugkomen op een mogelijke vervolgstap indien er is gekozen voor de buy-mogelijkheid. In dit blog zal ik daarom de afweging tussen het inhuren van medewerkers (inspannings- / beschikbaarheidsbekostiging) of het inkopen van producten (resultaat- / prestatiebekostiging) behandelen.

Dit blog baseer ik op mijn ervaringen in de praktijk. Omdat ik in de publieke sector werk, zullen onderstaande afwegingen en keuze ook binnen die context geplaatst moeten worden.

 

Inhuur of inkoop

Met inhuur bedoel ik de afspraak dat de ingehuurde medewerker een inspanningsverplichting heeft. Wordt de prestatie geleverd, dan dient de inhurende partij de kosten te betalen, ongeacht van het resultaat (buitenproportionele wanprestatie daar gelaten). Het te betalen bedrag wordt bepaald op basis van geleverde uren maal uurtarief.

Met inkoop ontstaat bij de inhurende partij een betalingsverplichting als het afgesproken resultaat/product is geleverd. Bij inkoop wordt altijd vooraf een vaste prijs afgesproken waarvoor de prestatie geleverd moet zijn. De werkelijk gemaakte uren zijn dan niet relevant voor de betalende partij.

De keuze voor inhuur of inkoop heeft dus effect op de dienst die uiteindelijk wordt geleverd. In de praktijk heb ik via beide methode opdrachten uitgevoerd en de voor- en nadelen die ik hierbij heb ondervonden, zal ik hieronder (niet limitatief) beschrijven. De blog sluit ik af met een persoonlijke reflectie.

Wat bij inhuur een voordeel is, is vaak bij inkoop een nadeel en visa versa. Ik zal de vergelijking opstellen bezien vanuit de opdrachtgever als inkoop t.o.v. inhuur.

 

Voordelen

a. Een voordeel van inkoop is dat je (redelijke) duidelijkheid hebt over wat er moet worden geleverd. Het op te leveren product moet voldoen aan vooraf afgesproken kwaliteitseisen.

b. Ook is duidelijk hoeveel het product gaat kosten. Vooral als de opdrachtgever een vast budget beschikbaar heeft, kan bij de gunning van de opdracht hiermee rekening worden gehouden. Voor de leverende partij is de omzet van te voren bepaald.

c. Er geldt vaak ook ‘no cure, no pay’: als het geleverde product niet voldoet aan de gestelde eisen, hoeft er niet worden betaald.

d. Veel overheidsinstanties werken met een inhuurnorm die ze niet willen overschrijden. Door opdrachten als producten op de markt te zetten, wordt deze uitbesteding niet als inhuur gekwalificeerd.

 

Nadelen

1. Een nadeel van inkoop is het gebrek aan flexibiliteit van de inzet. Omdat er een vaste product is afgesproken, kan de medewerker niet worden ingezet op onderwerpen waar op dat moment binnen de organisatie behoefte aan is.

2. Als de inkopende partij eigenlijk niet goed haar behoefte kan definiëren en er daardoor een duidelijke opdrachtomschrijving ontbreekt, kan de inkoop leiden  tot een product dat niet aan de werkelijke wensen / behoefte voldoet. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als de twee partijen de opdrachtomschrijving op verschillende manieren interpreteren.

4. Doordat de opdracht is afgebakend, is de afstand tussen de organisatie en de leverende partij groot. Dit hoeft niet een nadeel te zijn, maar kan dat wel worden als er reeds een duurzame relatie is tussen de twee partijen aanwezig is.

5. Er kan discussie ontstaan of het geleverde product wel of niet aan de eisen voldoet. Dit kan ten koste gaat van het uiteindelijke product, als de focus ligt op de discussie en niet op de oplossing.

 

Persoonlijke reflectie

Ik vind dat de keuze tussen inkoop of inhuur afhangt van de situatie. Inkoop heeft mijn voorkeur als:

  • Het product van te voren goed gedefinieerd kan worden;
  • Het een incidentele klus betreft (of een lager periodiciteit heeft);
  • Inside information minder van belang is, en
  • Onafhankelijkheid / objectiviteit gewenst is.

In andere gevallen gaat mijn voorkeur naar inhuur, vooral als het een samenwerking voor een langere periode betreft. Ik ervaar dat overheidsorganisaties soms kiezen voor een inkoopconstructie vanwege een verkeerde reden, namelijk om het inhuurpercentage te drukken. Zij willen dan producten inkopen, waarbij inside information nodig is, en een terugkerende karakter heeft (zoals een maandrapportage). De producten hebben vaak dan ook in een bepaalde mate een onderlinge relatie.

Dit soort ‘producten’ vind ik onder de reguliere bedrijfsvoering vallen, waarbij integrale advisering gewenst is. Maar doordat mijn do’s and dont’s afgebakend zijn, kan ik niet als volwaardig lid meedoen in het team. Hierdoor mis ik vaak relevante informatie die nodig is om integraal te adviseren.

Bij inkoop wordt ook een grotere afstand met de interne teamleden gecreëerd, waardoor de discussies regelmatig van een andere aard zijn dan die ik bij inhuur voer: het gaat vaak over of een product wel of niet aan de eisen voldoet, in plaats van hoe we samen tot een oplossing kunnen komen. Ik weet dat hier beide partijen debet aan zijn, maar bij inhuur merk ik doordat de afstand daar kleiner wordt beleefd (vaak zelfs als intern teamlid wordt beschouwd) en de discussies  dan constructiever verlopen.

Afsluitend wil ik wel opmerken dat bij inkoop het vaak wel goedkomt, omdat beide partijen graag een goed product willen krijgen/leveren. Dit kost alleen vaak meer tijd en energie bij inkoop, tijd en energie die ik liever wil besteden om tot een beter product / advies te komen. 

Delen