De menselijke kant in retrospectief

17 januari 2020

Interim Professional, Walter Ouwehand, schrijft in zijn blog over hoe hij terugkijkt naar zijn eerste anderhalf jaar bij Vanberkel Professionals.

Zo begin januari is altijd een moment voor veel mensen om vooruit te kijken en bepaalde goede voornemens te hebben. Voor mij persoonlijk is het een moment om even terug te kijken naar de afgelopen ruim anderhalf jaar die ik als interimmer vanuit Vanberkel Professionals heb gewerkt bij de gemeente Amsterdam.

Na ruim 16 jaar bij EY als controlerend accountant gewerkt te hebben, startte in mei 2018 mijn eerste lange interim-opdracht. Ik ben aan de slag gegaan als senior financieel adviseur bij de gemeente Amsterdam. Tijdens dit eerste kijkje ‘aan de andere kant van de tafel’ heb ik erg veel geleerd over met name de menselijke kant van het werk. In een aantal blogs wil ik dit graag met jullie delen.

 

Deel 1: het belang van actieve communicatie bij de naleving van wet- en regelgeving

Als accountant was ik gewend om naar een organisatie als totaal te kijken en daarbij, met name achteraf, vast te stellen of relevante wet- en regelgeving werd nageleefd. Uiteraard was ik me bewust van het menselijk handelen hierbij. Maar de impact hiervan en het belang van duidelijke communicatie voor de naleving van deze wet- en regelgeving, met name bij (lager) overheden zoals een gemeente, heb ik onderschat.

Met name door het vereiste rechtmatig handelen van een gemeente is er veel interne en externe wet- en regelgeving van invloed op de dagelijkse praktijk. Als accountant heb ik heel veel gemeenten gecontroleerd en daarbij gezien dat zowel de externe als interne regelgeving, in de vorm van onder andere verordeningen, formeel van aard is, veel jargon bevat en ook veel eisen stelt aan het handelen van de organisatie. De uitdaging is om te waarborgen dat deze vereisten in de praktijk ook worden toegepast. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van nadere instructies in de vorm van de alom bekende procesbeschrijvingen, circulaires, maar ook notities waarin meer in detail wordt ingegaan op de vereisten en welke rol iemand heeft.

De rol van een financieel adviseur is onder andere om bekend te zijn met de hiervoor vermelde instructies en de lijnorganisatie actief te adviseren hoe hiermee in de praktijk om te gaan. Ik heb gemerkt dat, ondanks de aanwezigheid van de hiervoor vermelde instructies het voor veel mensen lastig is om deze ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen. Dit komt onder andere doordat niet altijd bekend is op welk gebied nadere instructies aanwezig zijn en hoe hiermee omgegaan moeten worden. Dit wordt onder andere verklaard doordat de instructies wel beschikbaar zijn, maar niet altijd duidelijk is welke instructie je nodig om een concrete vraag te beantwoorden. Verder kan de woordkeuze en het gebrek aan concrete vereisten er voor zorgen dat discussie kan ontstaan over de toepassing van instructies. Dat kan uiteraard niet de bedoeling hebben.

Daarom is actieve communicatie tussen de opstellers van instructies en de gebruikers hiervan van groot belang. Dit begint al bij de mogelijkheid voor gebruikers om hun mening te geven over de instructies. Zijn de instructies praktisch uitvoerbaar, hoeveel tijd gaat dit kosten, wie is hierbij betrokken, etc. Dit vindt in toenemende mate plaats, maar kan nog beter. Verder is het belangrijk dat actief melding wordt gedaan van nieuwe of gewijzigde instructies. Hierbij maken veel gemeenten gebruik van nieuwsbrieven. De vraag is of hiermee iedere gebruiker wordt benaderd en of dit toereikend of misschien wel te veel van het goede is. Vaak zie je dat de communicatie dan ophoud en dat pas bij geconstateerde fouten weer actie wordt ondernomen. Dat is dan dus te laat geweest.

Naar mijn mening is de conclusie op basis van het voorgaande dat de naleving van wet- en regelgeving in belangrijke mate afhankelijk is van de actieve samenwerking tussen opstellers en gebruikers en actieve communicatie hierover. Dit is niet altijd te standaardiseren, waardoor maatwerk nodig is afhankelijk van de organisatiecultuur en de impact van instructies.

 

Delen