Expertisecentrum Data: kennissessie ‘Robotic Process Automation (RPA)’

24 maart 2022

Meron Afeworky, Interim Professional (op het gebied van Financiën en Audit) bij Vanberkel Professionals, volgde recentelijk de training Robotic Process Automation. Hierover schrijft hij in zijn blog.

Vanuit het Expertisecentrum Data organiseert Vanberkel Professionals gedurende het jaar zes kennissessies op het gebied van Data-Analytics. Vanwege Meron Afeworky interesse en achtergrond in data-analytics vindt hij het interessant om aan deze sessies deel te nemen. Zo kom je soms onderwerpen tegen waar je wel eens van hebt gehoord, maar  nooit iets mee gedaan hebt. Erg leuk om hier meer over te weten te komen natuurlijk. Zo blijkt maar weer dat data-analytics een breed concept is waarover je nooit uitgeleerd raakt. 

Introductie
“Worden wij allemaal vervangen door robots?” was de eerste vraag die in mij opkwam toen ik deelnam aan de kennissessie. Dit is een vraag die velen van ons de afgelopen jaren heeft beziggehouden en mogelijk de komende jaren zal blijven doen. Door de welbekende opmars van automatisering (denk aan Artificial Intelligence) en digitalisering wordt een steeds hogere IT-kennis van werknemers verwacht. Tot mijn verbazing bleek RPA al een lange tijd in gebruik te zijn genomen door verschillende grote bedrijven. Achteraf gezien lijkt dit logisch te zijn aangezien bedrijven constant op zoek zijn naar manieren om de uitgaven te verminderen. Dit zeker in het licht van de meest recente financiële crisis.

Wat is ‘Robotic Process Automation’?
Robotic Process Automation (hierna ‘RPA’) is een technologie die menselijke handelingen simuleert en daarmee manuele handelingen automatiseert. Anders gezegd kan je RPA als een robot zien die op een computer werkt zoals een mens dit doet. Daarmee kan RPA beschouwd worden als een ultieme tool voor gestandaardiseerde processen binnen bedrijven en instanties. De RPA volgt namelijk een duidelijk stappenplan en is in staat dit op herhalende wijze uit te voeren. Belangrijk hierbij is dat het proces iedere keer op dezelfde manier wordt uitgevoerd. Een goed voorbeeld waar RPA voor gebruikt kan worden is bij het facturatieproces voor de verwerking van facturen en betalingen. Andere processen waar RPA op toegepast kan worden zijn o.a. Finance & Accounting, Inkoop & Supply Chain, Payroll, Klantenservice en IT. Daarmee heeft RPA bewezen breder ingezet te kunnen worden dan alleen in de financiële tak van de industrie. Het is simpel gezegd een flexibele tool zolang de aard van het proces gestandaardiseerd is.

Toepassing van RPA op bedrijfsprocessen
Het opzetten en inrichten van RPA op uw bedrijfsproces vergt uiteraard tijd en kosten. Toch laat de praktijk zien dat bedrijven snel van RPA profiteren en dat het toepassen van RPA niet zo ingewikkeld lijkt als men zou denken. Zo zijn er criteria om de geschiktheid van een proces voor RPA-toepassing vast te stellen. Processen worden getoetst aan de hand van a) hoe ‘rules-based’ het proces is, b) hoe gestandaardiseerd het proces is, c) het hoge volume van het proces, d) de datastructuur, en e) de data-frequentie.Door middel van deze criteria wordt een proceslandschap gecreëerd waarna de robotiseringspotentie vertaald wordt naar een geprioriteerde backlog. Daarmee wordt een code gecreëerd wat als script fungeert voor de robot. De robot voert precies datgene uit wat in de code vermeld staat. Middels de code, die achter de interface geplaatst wordt, weet de robot waar het naar moet kijken, op moet klikken, op moet typen e.d. Daaruit blijkt dat de handelingen die de robot uitvoert niet veel verschillen van de menselijke handelingen.

Eigen ervaringen
Vanuit mijn financial audit achtergrond heb ik al veel bedrijfsprocessen van dichtbij mogen analyseren binnen de private en publieke sector. Dit gaf mij de mogelijkheid om te bedenken bij welke bedrijfsprocessen ik RPA zou toepassen. Na een korte kritische denkpauze kwam ik al gauw uit op 8 processen. Eén concreet proces is het subsidiebeschikkingsproces bij gemeenten. Daar waar men voor de beschikking van subsidies verschillende documenten dient aan te leveren bij gemeenten kan onvolledige aanlevering en daarmee onterechte beschikking voorkomen worden door toepassing van RPA. Daarmee worden zowel tijd als kosten bespaard. Tevens verhoogt men daarmee de kwaliteit van processen. Bedrijven en instanties houden hiermee ruimte over om werknemers in te zetten op meer complexere en inhoudelijke taken. Een win-win situatie voor zowel de medewerker als de bedrijven.

Wondermiddel?
Zoals ik in het begin van mijn blog mijzelf al afvroeg was of wij ‘werknemers van vlees en bloed’ vervangen zullen worden door robots. Men is hier vrij sceptisch over wat vrij logisch is. Toch zal dit in het geval van RPA niet het geval zijn. Alhoewel RPA mogelijk tot reorganisaties kan leiden (men wordt vervangen door robots) zal men eerder een controlerende functie krijgen in plaats van een uitvoerende functie. RPA is daarmee slechts een hulpmiddel om het werk sneller, efficiënt en uitdagender te maken. Daarnaast heeft RPA bewezen, indien op correcte wijze toegepast, de menselijke fouten te elimineren wat leidt tot kostenbesparingen. Dit soort voordelen zijn dan ook vaak het startpunt voor bedrijven om RPA te overwegen.

Zie jij een mogelijkheid tot het toepassen van RPA op een van jouw bedrijfsprocessen? Wij bij Vanberkel Professionals kunnen jou hierin ondersteunen!

Nieuwgierig naar data?
Ben jij ook nieuwsgierig naar Robotic Process Automation en andere data tools?
Neem dan contact op met Naoual Ezzamouri (directeur van het Expertisecentrum Data) via n.ezzamouri@vbprofs.nl of telefonisch via 06-13132122.

 

 

Vond u dit interessant?

Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief.

Schrijf u nu in
Delen