31 oktober 2023

Het belang van finance & control in lokaal bestuur

"De centrale vraag is het vaststellen van meetbare KPI's om de prestaties van het beleid te beoordelen. Hoe beoordeel je of je hebt bereikt wat je beoogde? Dit is vaak een knelpunt, vooral in termen van bedrijfsvoering."

Als Interim Professional bij Vanberkel Professionals benadrukt Jane Hofman het belang van doelmatigheid en financiële transparantie voor lokale overheden. ‘De gemeenschap betaalt immers, met als doel om er uiteindelijk baat bij te hebben. Weten waar het geld naartoe gaat en ervoor zorgen dat het voornamelijk de burgers dient, dat is de essentie binnen lokaal bestuur.’ We gingen met Jane in gesprek over de uitdagingen waarmee lokaal bestuur volgens haar te maken heeft, maar ook over de kansen voor verbetering en vernieuwing.

Uitdagingen binnen lokaal bestuur

Op de vraag welke uitdagingen er zijn waarmee lokaal bestuur wordt geconfronteerd, is het volgens Jane vooral lastig om beleid meetbaar te maken. ‘De centrale vraag is het vaststellen van meetbare KPI's om de prestaties van het beleid te beoordelen. Hoe beoordeel je of je hebt bereikt wat je beoogde? Dit is vaak een knelpunt, vooral in termen van bedrijfsvoering’, merkt Jane op. Lokale overheden hebben vaak behoefte aan methoden om hun bijdrage aan gemeentelijke doelstellingen concreet en transparant te maken.

Verwachtingsmanagement

Een andere uitdaging is het verleggen van taken tussen Rijk, provincies en gemeenten zonder duidelijke verwachtingen. Wanneer plannen gedetailleerder zijn en er meer betrokkenheid is van de overheid bij het definiëren van heldere taken en doelstellingen, dan zou dat tot verbetering leiden. ‘Initiatieven vanuit de overheid, zoals de decentralisatie van jeugdzorgtaken naar gemeenten, tonen aan dat er vaak nog wel behoefte is aan duidelijkere overdracht. Dit vormt zowel een uitdaging als een kans.’

Praktische oplossingen

Jane pleit voor een benadering waarbij complexe vraagstukken worden opgesplitst in behapbare stappen. ‘Het is belangrijk om altijd een doel voor ogen te hebben, maar tegelijkertijd moet je nadenken over de stappen om dat doel te bereiken’, aldus Jane. Het belang van transparantie is groot, een projectadministratie kan bijvoorbeeld helpen om medewerkers verantwoordelijk te maken voor hun bijdrage aan de doelstellingen. Een ander belangrijk aandachtspunt, is het handmatige karakter van financiële prognoses en rapportages. ‘Financiën en personele bezetting wil je graag in één overzicht, maar dat gebeurt vooralsnog vaak handmatig. Er is wel een personeelssysteem en een financieel systeem, maar die zijn niet samengevoegd.’ Hiermee geeft ze de noodzaak aan om data te integreren om besluitvorming te bevorderen.

De brug slaan vanuit control

Er zijn manieren om financiële informatie toegankelijker te maken. Zelf geeft ze vaak persoonlijke voorbeelden om de impact van financiële beslissingen tastbaarder te maken voor medewerkers binnen de organisatie. ‘Financiën zijn misschien niet het meest opwindende onderwerp, maar ze blijven altijd van essentieel belang’, legt ze uit. ‘Voor ons is het gesneden koek, maar vaak staat een manager er wat verder vanaf en heeft hij/zij hele andere prioriteiten. Daar valt nog wel een brug te slaan, dat je als financial weet hoe je anderen mee kunt nemen. Door aan te sluiten bij de belevingswereld van je gesprekspartner, of door de wijze van presenteren. Laat je cijfers in een grafiek zien bijvoorbeeld, dan maak je het al veel tastbaarder voor degene die ermee aan de slag moet.’

Toegevoegde waarde

Begrijpelijke communicatie en concrete voorbeelden zijn dus noodzakelijk om anderen mee te nemen in het beleid. Niet alleen met het doel om mensen te helpen begrijpen, maar ook om handvatten te geven, zodat ze weloverwogen keuzes kunnen maken en beter prioriteiten kunnen stellen. ‘Daar kun je als financial echt van toegevoegde waarde zijn voor een manager om te weten wat mogelijk is en wat niet. Wat ik vaak zie is dat een lokaal bestuur ontzettend ambitieus is en iets te enthousiast een flink bedrag hebben gereserveerd. Vervolgens zie je dat het project keer op keer wordt uitgesteld. Ik denk juist dat je daar het gesprek over moet hebben, dat je de wens begrijpt maar dat er realistischer begroot moet worden.’

Kansen voor verandering in lokaal bestuur

Er zijn wat Jane betreft wel mogelijkheden voor lokaal bestuur om pragmatischer te worden en meer open te staan voor verandering. ‘Vraag mensen die juist niet uit het lokaal bestuur komen. Iemand met ervaring in de profit sector kan hier echt een verschil maken’, merkt ze op. ‘Een frisse, vernieuwende kijk op de sector is wenselijk. Natuurlijk moet je goed omgaan met gemeenschapsgeld, maar je kunt daar ook op een andere manier naar kijken. Iets praktischer zijn en iets minder voorzichtig.’

 

Vond u dit interessant?

Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief.

Schrijf u nu in
Deel via