Subsidies zijn een manier waarop de overheid probeert om initiatieven, ontwikkelingen, activiteiten en gedrag te stimuleren door financiële bijdragen te verstrekken. Aan het toekennen, uitvoeren en verantwoorden van subsidies zijn voorwaarden verbonden, die in belangrijke mate samenhangen met de vastlegging van financiële mutaties. Deze voorwaarden zijn veelal formeel en brengen administratieve verplichtingen met zich mee, zoals het bijhouden van financiële gegevens en externe controles. ‘Deze administratieve lasten kunnen soms wat abstract lijken, omdat het niet direct zichtbaar is of goed wordt uitgelegd. Het verstrekken en verantwoorden van subsidies zou meer over de inhoud moeten gaan in plaats van over strikt de formaliteit’, aldus Erwin Buitelaar. Erwin is binnen Vanberkel Professionals verantwoordelijk voor het Expertisecentrum Subsidies en hij vertelt hoe hij probeert scherp te krijgen waar nou echt de crux zit.
‘Subsidie-ontvangende organisaties moeten veel tijd en geld besteden om te voldoen aan steeds strengere vereisten, waarop intensieve controles worden uitgevoerd. Aan de inhoudelijke koppeling – wat levert de activiteit (programma, project) op – wordt in de start- en afrondingsfase relatief minder aandacht besteed, terwijl dit nu juist datgene is waarvoor de subsidie wordt ontvangen. Een vraag die we kunnen stellen is: hoe verhouden de inhoudelijke activiteiten zich tot de te verstrekken subsidie en daarmee verbonden regelgeving? Ofwel: passen de activiteiten goed bij de subsidie die wordt verstrekt? Wordt deze vraag niet gesteld en beantwoord, dan kan dat leiden tot verschillende vervolgproblemen, zoals een overbesteding op de geraamde kosten en niet optimale resultaten.’
De oplossing: terug naar de inhoud!
Erwin is zowel betrokken bij organisaties die subsidies verlenen als ontvangen. ‘Ik probeer altijd de relatie op de inhoud te vinden; voor welk doel wordt een bijdrage gevraagd, welke activiteiten moeten hiervoor worden uitgevoerd en wat gaat dat dan kosten? Bij het aanvragen van subsidie binnen een bepaalde regeling zie je vaak dat er algemene doelen worden beschreven die met een project worden nagestreefd. De concrete activiteiten (meetbare/alloceerbare) om het doel te realiseren ontbreken echter regelmatig, waardoor in mijn beleving goed plannen en sturen niet of beperkt mogelijk lijkt. Om een project efficiënt te sturen en te verantwoorden, is een goed plan een randvoorwaarde.’
‘Tegelijkertijd, als er geen duidelijk plan is, kan de organisatie die subsidie verstrekt, moeite hebben om te beslissen of de projectaanvraag moet worden gehonoreerd. Als ze toch besluiten om de subsidie te verstrekken, kan dit leiden tot vraagstukken bij de inrichting van de administratie, het toewijzen van kosten en het uiteindelijk verantwoorden van de uitgaven. Het wordt nog ingewikkelder als de organisatie die de subsidie verstrekt, gedetailleerde regels en voorschriften vereist.’
‘Bij het aanvragen van subsidies moeten organisaties die het geld verstrekken, vragen beantwoorden zoals: Waarom heeft deze organisatie subsidie nodig? Wat wordt hiermee bereikt en hoe sluit dit aan op het onderliggende doel? Wat is een redelijk bedrag dat deze activiteit mag kosten? Een duidelijk inhoudelijk plan is een belangrijke voorwaarde voor – indien noodzakelijk – een efficiënt uitgevoerde externe controle. Een onvoldoende concreet plan, met complexe voorwaarden kan leiden tot veel extra werk en kosten voor de interne administratie en de externe accountantscontrole. Dit effect wordt versterkt doordat accountants een veilige marge zoeken ingeval van een niet helder kader. De strikter wordende invulling van regelgeving door accountants helpt hierbij evenmin.’
Waar kan het dan beter?
Er zijn grof gesteld meerdere momenten waarop in het subsidieproces een verschil kan worden gemaakt. Enkele voorbeelden zijn:
# Aansluiten van verwachtingen en doelen:
Als vooraf duidelijk is welke doelen verwacht worden te bereiken en hoe de gesubsidieerde activiteiten hieraan bijdragen, is een belangrijke basis gelegd voor het beheren van de subsidie. Zowel de subsidieverstrekkende als de subsidie-ontvangende organisatie kunnen dan beter plannen, begroten en de voortgang volgen. Dit wordt vooral belangrijk als het gaat om verschillende subsidies die door een ontvangende organisatie over meerdere jaren worden ontvangen. Duidelijk moet zijn welke activiteiten bij welke subsidie horen en de wijze waarop gemaakte kosten kunnen worden gesubsidieerd.
# Een goede vertaling van de inhoud/de activiteiten naar de financiële vergoeding:
Een subsidieaanvraag bevat twee hoofddelen: welke activiteit wordt gepland wat je van plan bent te doen (inhoudelijke component) en hoeveel geld is hiervoor nodig (financiële component). Het is belangrijk om zowel de inhoud als het geld te beoordelen, zowel voor de organisatie die de subsidie aanvraagt als de organisatie die hem verstrekt. Hier is na te gaan of inspanning logisch is en dat hierbij logische uitgangspunten en tarieven worden gehanteerd. Samengevat geldt de vraag voor de subsidieverstrekker: is de beoogde inspanning en uitkomst rationeel ten opzichte van de gevraagde bijdrage?
Heldere plannen en afwegingen helpen als een accountant een controle uitvoert; als de inhoud en uitgangspunten namelijk goed zijn beschreven is dit de norm waarlangs een passende controle kan worden uitgevoerd. Dit staat nog los van de vraag of bij iedere subsidieverantwoording daadwerkelijk een controleverklaring moet worden verstrekt.
# Een heldere en passende norm, daar waar externe controle noodzakelijk is:
Logisch startpunt is dat een verantwoording (achteraf) aansluit op vooraf vastgelegde voorwaarden. Duidelijke voorwaarden/regels zijn dan van belang, maar vaak leiden de beschreven voorwaarden tot discussies tussen de organisatie die de subsidie ontvangt, de externe accountant en de organisatie die de subsidie verstrekt. Uit ervaring blijkt dat als de norm (waaraan moet het voldoen?) niet goed vastligt, er veel tijd en geld wordt besteed aan formele procedures om dit achteraf eens te worden, waarbij het risico blijft dat dit niet lukt. Het is daarom verstandig te investeren bij de start van een project in zowel de inhoud als de voorwaarden, waarmee achteraf tijd en moeite wordt bespaard, die beter kan worden ingezet.
Gezond verstand gedurende de samenwerking
Waar kunnen actoren in het proces het verschil maken? Door vooraf – net als thuis – te bedenken wat je wilt doen, wat dat (eventueel) gaat kosten en hoe dit moet worden gemonitord, verantwoord en afgerekend. Als deze basisgedachte breed wordt toegepast, is de formele uitwerking ervan een stuk eenvoudiger en verloopt de controle daarop achteraf soepeler.
Herken je dit onderwerp met bijbehorende uitdagingen en wil je hierover van gedachte wisselen, neem dan contact op met Erwin Buitelaar.
Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief.